Tính bền vững đang ngày càng trở nên quan trọng trong kinh doanh hiện đại, khi khách hàng và đối tác ngày càng chú trọng đến tác động môi trường và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR). Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng hợp đồng điện tử để thay thế cho hợp đồng giấy nhằm bảo vệ môi trường, đảm bảo cho sự phát triển xanh của Trái đất.
Tác động của chuyển đổi số trong việc giảm thiểu ô nhiễm môi trường
Số hóa và chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tác động môi trường bằng cách thay thế các quy trình truyền thống tiêu tốn tài nguyên với các giải pháp kỹ thuật số. Ví dụ:
- Giảm sử dụng tài nguyên: Số hóa giúp giảm sự phụ thuộc vào tài nguyên vật lý như giấy, mực in, và các vật liệu đóng gói. Tài liệu, hợp đồng và dữ liệu được lưu trữ và xử lý trực tuyến, thay thế các phương pháp truyền thống tiêu tốn nhiều tài nguyên.
- Tiết kiệm năng lượng và giảm phát thải: Chuyển đổi số giảm nhu cầu vận chuyển tài liệu vật lý và các hoạt động liên quan, từ đó giảm lượng khí thải carbon từ giao thông và vận tải.
- Tối ưu hóa quy trình và quản lý: Số hóa cải thiện hiệu quả trong quản lý dữ liệu và tài nguyên, giúp các doanh nghiệp vận hành gọn nhẹ hơn, giảm tiêu hao năng lượng và tài nguyên trong quá trình sản xuất và quản lý.
- Thúc đẩy xu hướng làm việc từ xa: Chuyển đổi số cho phép làm việc từ xa, giảm nhu cầu di chuyển hàng ngày, góp phần giảm thiểu ô nhiễm từ phương tiện giao thông và tiêu thụ năng lượng tại văn phòng.
- Hỗ trợ nền kinh tế tuần hoàn: Công nghệ số giúp quản lý tài nguyên hiệu quả, hỗ trợ tái chế và giảm lãng phí trong chuỗi cung ứng, góp phần thúc đẩy nền kinh tế tuần hoàn thân thiện với môi trường.
Hợp đồng điện tử: Giải pháp bền vững
Hợp đồng điện tử là một giải pháp thay thế hiệu quả cho hợp đồng giấy, đặc biệt trong thời đại số hóa. Với quy trình ký kết, lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên nền tảng số, hợp đồng điện tử giúp giảm thiểu đáng kể việc sử dụng giấy, mực in và các tài nguyên vật lý khác. Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý, hợp đồng điện tử còn đóng góp tích cực vào việc bảo vệ môi trường, giảm thiểu lượng khí thải từ việc vận chuyển tài liệu, đồng thời thúc đẩy các doanh nghiệp hướng tới phát triển bền vững.
Giảm thiểu sử dụng tài nguyên
- Loại bỏ giấy và nguyên liệu liên quan: Sử dụng hợp đồng điện tử giúp giảm đáng kể nhu cầu về giấy, từ đó bảo vệ tài nguyên rừng và tự nhiên.
- Giảm khai thác tài nguyên tự nhiên: Việc giảm sử dụng giấy góp phần bảo tồn môi trường và các hệ sinh thái liên quan.
Giảm khí thải carbon
- Giảm vận chuyển tài liệu: Việc không cần chuyển phát hợp đồng giấy giúp giảm lượng khí thải từ các phương tiện giao thông.
- Tiết kiệm năng lượng: Hợp đồng điện tử tiết kiệm năng lượng trong quá trình tạo, lưu trữ và chia sẻ so với việc in ấn và phân phối giấy.
Khả năng lưu trữ và truy xuất dễ dàng
- Lưu trữ trên nền tảng số: Giúp tiết kiệm không gian vật lý và giảm nhu cầu xây dựng kho bãi lưu trữ giấy tờ.
- Truy xuất nhanh chóng: Dễ dàng tìm kiếm và truy cập hợp đồng mà không cần phải sao chép hoặc in ấn nhiều lần.
Bên cạnh đó, hợp đồng điện tử cũng loại bỏ nhu cầu vận chuyển tài liệu, giảm thiểu lượng khí thải từ phương tiện giao thông. Việc lưu trữ hợp đồng trên hệ thống số không chỉ tiết kiệm không gian vật lý mà còn giúp dễ dàng truy xuất, quản lý và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và an toàn. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn góp phần bảo vệ môi trường, phù hợp với xu hướng phát triển bền vững.
Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract vận hành nhanh, “xanh hóa” doanh nghiệp
Triển khai phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract không chỉ là một bước tiến công nghệ mà còn góp một phần không nhỏ vào trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đối với môi trường. Bằng cách giảm thiểu khí thải carbon thông qua việc hạn chế sử dụng giấy, doanh nghiệp không chỉ góp phần vào sự phát triển bền vững mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội tích cực.
Đi kèm với những tác động tốt đến môi trường thì phần mềm Fast e-Contract cũng mang đến những giá trị thiết thực cho doanh nghiệp trong quy trình vận hành kinh doanh:
- Tạo lập chứng từ điện tử (hợp đồng, đơn hàng, đề nghị thanh toán…).
- Ký duyệt chứng từ điện tử thông qua kết nối với chữ ký số (USB Token, HSM…), Token qua email, OTP qua SMS, Remote Signing…
- Gửi thông báo yêu cầu xem xét, ký duyệt thông qua Email.
- Hủy/Đóng tài liệu, cho phép đính kèm văn bản, thông tin phục vụ hủy/đóng chứng từ.
- Tạo luồng ký tự động cho phép duyệt nhiều cấp cả 2 bên ký kết (bên mua, bên bán).
- Chứng thực hợp đồng điện tử (hợp đồng tích xanh): Kết nối trực tiếp với Trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để thực hiện xác thực hợp đồng.
- Quản lý chứng từ điện tử:
- Giao diện tổng quan với các biểu đồ và thống kê chi tiết giúp người dùng cập nhật nhanh số lượng chứng từ đã tạo lập, các chứng từ chờ xem, chờ ký duyệt, chuyển trả hoặc bị từ chối.
- Nhiều báo cáo chi tiết giúp quản lý chứng từ dễ dàng: Báo cáo tình trạng tài liệu, danh sách tài liệu chưa gửi email, danh sách tài liệu hoàn thành/hủy, tra cứu tài liệu…
- Sẵn sàng kết nối với các phần mềm ERP, phần mềm quản lý nhân sự… và các loại chữ ký số.
- Làm việc online 24/7 trên mọi thiết bị như máy tính, laptop, máy tính bảng và điện thoại di động.
Fast e-Contract phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp và mọi loại chứng từ như hợp đồng, chứng nhận điện tử, chứng từ nội bộ… Việc ứng dụng Fast e-Contract sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi từ quy trình hợp đồng truyền thống sang quy trình hợp đồng điện tử, giúp giảm đến 70% chi phí và 90% thời gian thực hiện hợp đồng.