Quy trình triển khai và ứng dụng hợp đồng điện tử

Dưới làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ hiện tại, việc số hóa đang mang lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp. Không chỉ là sự thay đổi ở công nghệ hay hệ thống quy mô lớn, số hóa còn “thấm sâu” vào từng doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Hợp đồng điện tử là một ví dụ điển hình – dù có chức năng đơn giản, nhưng giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp là không hề nhỏ. Hãy cùng FAST khám phá quy trình triển khai và ứng dụng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp nhé!

Mục lục

Định nghĩa hợp đồng điện tử

Cũng giống như hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử là thỏa thuận pháp lý được tạo lập và ký kết bằng phương tiện điện tử, với tính bảo mật và giá trị pháp lý tương đương.

Điều 14 và Điều 34 trong Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng truyền thống. Doanh nghiệp có thể áp dụng hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực được pháp luật cho phép như: Dân sự, thương mại, kinh doanh, hoạt động của cơ quan Nhà nước và một số lĩnh vực khác theo quy định.

Quy trình triển khai hợp đồng điện tử

Đánh giá và lựa chọn phần mềm

Đánh giá nhu cầu: Xác định rõ các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như số lượng hợp đồng, loại hợp đồng, tính bảo mật, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có. Khi đánh giá được chính xác nhu cầu, chi phí triển khai hợp đồng điện tử sẽ giảm đi đáng kể.
So sánh các phần mềm: Nghiên cứu và so sánh các phần mềm hợp đồng điện tử trên thị trường về tính năng, giá cả, hỗ trợ khách hàng.

Xây dựng quy trình ký kết

Thiết lập quy trình chi tiết: Xây dựng một quy trình ký kết hợp đồng điện tử rõ ràng, từ việc tạo hợp đồng, gửi hợp đồng, ký kết đến lưu trữ và các phương tiện ký kết (thông thường Ký duyệt chứng từ điện tử thông qua kết nối với chữ ký số , Token qua email, OTP qua SMS, Remote Signing…)
Phân công trách nhiệm: Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình ký kết.
Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo để nhân viên làm quen với phần mềm và quy trình mới.

Chuẩn bị hợp đồng mẫu

Chuyển đổi hợp đồng giấy: Chuyển đổi các mẫu hợp đồng giấy hiện có sang định dạng điện tử.
Cập nhật nội dung: Đảm bảo các mẫu hợp đồng điện tử tuân thủ pháp luật và phù hợp với các quy định nội bộ của doanh nghiệp.

Cấp chứng thực điện tử

Đăng ký chứng thư số: Nếu cần sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng, các bên tham gia cần đăng ký chứng thư số tại các cơ quan có thẩm quyền.
Cài đặt phần mềm: Cài đặt phần mềm đọc và ký chứng thư số trên các thiết bị.

Triển khai chính thức

Thông báo đến toàn bộ nhân viên: Thông báo đến toàn bộ nhân viên về việc triển khai hợp đồng điện tử và hướng dẫn cách sử dụng.
Sử dụng song song: Trong giai đoạn đầu, có thể sử dụng cả hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử song song để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru.

Theo dõi và cải tiến:

Thu thập phản hồi: Thu thập ý kiến phản hồi từ người dùng để cải thiện quy trình.
Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của việc triển khai hợp đồng điện tử và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Ứng dụng phần mềm quản lý hợp đồng điện tử

Các loại chứng từ/hợp đồng điện tử

Hợp đồng lao động: Các công ty có thể sử dụng hợp đồng điện tử để quản lý hợp đồng lao động của nhân viên, từ hợp đồng thử việc đến hợp đồng chính thức.
Hợp đồng mua bán: Các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có thể được thực hiện thông qua hợp đồng điện tử, giúp rút ngắn thời gian giao dịch và giảm thiểu rủi ro.
Hợp đồng thuê nhà: Các hợp đồng thuê nhà, thuê văn phòng có thể được ký kết điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho cả chủ nhà và người thuê.
Hợp đồng hợp tác: Các hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên kết có thể được thực hiện trực tuyến, tăng cường sự minh bạch và tin cậy giữa các đối tác.
Các loại chứng từ khác: Biên bản nghiệm thu, hợp đồng ủy thác, hợp đồng đại lý, các loại chứng từ nội bộ…

Các tính năng của phần mềm hợp đồng điện tử

Soạn thảo hợp đồng: Cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các mẫu hợp đồng.
Ký điện tử: Hỗ trợ các hình thức ký điện tử khác nhau như chữ ký số, chữ ký hình ảnh.
Quản lý vòng đời hợp đồng: Theo dõi quá trình soạn thảo, ký kết, phê duyệt và lưu trữ hợp đồng.
Cảnh báo và nhắc nhở: Gửi thông báo tự động khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc có các sự kiện quan trọng.
Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp như ERP, CRM…

Lợi ích mà hợp đồng điện tử mang lại

Tăng hiệu quả làm việc: Rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng, giảm thiểu sai sót.
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hợp đồng.
Tăng cường bảo mật: Bảo vệ thông tin hợp đồng khỏi bị mất mát, rò rỉ.
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử.
Tạo hình ảnh chuyên nghiệp: Thể hiện sự hiện đại và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract

Fast e-Contract là giải pháp quản lý – ký số tài liệu, hợp đồng, văn bản được tự động hóa quy trình ký trên môi trường điện tử với đầy đủ tính pháp lý dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp/đối tác/cá nhân. Sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn pháp lý về luật giao dịch điện tử và chứng thư điện tử theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP. Đồng thời, giải pháp cũng được kết nối trực tiếp với Trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương, tăng cường thêm một lớp bảo mật trong quá trình xác thực hợp đồng.

Sản phẩm đã đạt Top 100 Sản phẩm, Dịch vụ Đổi mới – Sáng tạo 2024 do Viet Research phối hợp với Báo Đầu tư trao tặng.