Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?
Biên bản thanh lý hợp đồng là một văn bản pháp lý xác nhận sự chấm dứt của một hợp đồng sau khi các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ hoặc khi hợp đồng không còn hiệu lực. Đây là tài liệu quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong giao dịch và hạn chế các tranh chấp pháp lý có thể phát sinh.
Mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng
Biên bản thanh lý hợp đồng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp:
- Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng: Đảm bảo rằng tất cả các điều khoản trong hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ.
- Bảo vệ quyền lợi của các bên: Giúp tránh các rủi ro tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.
- Tạo cơ sở pháp lý rõ ràng: Hỗ trợ trong việc đối chiếu nếu có vấn đề phát sinh.
- Tăng sự minh bạch và chuyên nghiệp: Góp phần xây dựng uy tín trong giao dịch kinh doanh.
Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?
Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thường cần thiết trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn: Mọi nghĩa vụ đã được thực hiện và hai bên cần xác nhận chấm dứt hợp đồng.
- Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Một trong hai bên hoặc cả hai đồng thuận kết thúc hợp đồng sớm.
- Điều chỉnh hợp đồng mới: Khi cần thay thế hợp đồng cũ bằng một hợp đồng khác.
- Xử lý nghĩa vụ tài chính: Khi cần xác nhận rằng tất cả các khoản thanh toán và công nợ đã được giải quyết.
Điều kiện thanh lý hợp đồng mới nhất
Điều kiện thanh lý hợp đồng mới nhất 2025 được xác định dựa trên các căn cứ pháp lý và thực tiễn giao dịch thương mại. Theo đó, hợp đồng được thanh lý khi các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ, hợp đồng hết thời hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt, hoặc phát sinh các trường hợp như đơn phương chấm dứt, bất khả kháng, hợp đồng vô hiệu. Việc thanh lý phải đi kèm biên bản xác nhận, đối chiếu công nợ, hoàn trả tài sản (nếu có), đảm bảo quyền và nghĩa vụ chấm dứt hợp pháp, hạn chế rủi ro tranh chấp về sau.
Căn cứ Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng như sau:
Hợp đồng chấm dứt trong trường hợp sau đây:
- Hợp đồng đã được hoàn thành;
- Theo thỏa thuận của các bên;
- Cá nhân giao kết hợp đồng chết, pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính cá nhân, pháp nhân đó thực hiện;
- Hợp đồng bị hủy bỏ, bị đơn phương chấm dứt thực hiện;
- Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng của hợp đồng không còn;
- Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 của Bộ luật này;
- Trường hợp khác do luật quy định.
Điều kiện thanh lý hợp đồng được xác định khi xảy ra một trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng đã được các bên thực hiện xong toàn bộ nghĩa vụ.
- Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng.
- Cá nhân giao kết hợp đồng qua đời, hoặc pháp nhân giải thể/chấm dứt hoạt động khi hợp đồng gắn liền với nhân thân hoặc hoạt động của họ.
- Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc một bên đơn phương chấm dứt thực hiện.
- Đối tượng của hợp đồng không còn, dẫn đến việc hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện.
- Hợp đồng hết thời hạn hoặc chấm dứt theo quy định.
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Thủ tục thanh lý hợp đồng mới nhất
Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và các văn bản pháp luật liên quan, việc thanh lý hợp đồng không bắt buộc theo khuôn mẫu cố định. Các bên có thể tự thỏa thuận phương thức thanh lý phù hợp với lợi ích của mình.
Cụ thể, thủ tục thanh lý hợp đồng thường được thực hiện qua các bước sau:
- Trường hợp hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng: Các bên cùng lập Biên bản thanh lý hợp đồng để xác nhận hoàn thành quyền và nghĩa vụ, đối chiếu công nợ và các cam kết khác.
- Trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng:
- Nếu trong hợp đồng đã có thỏa thuận về điều kiện chấm dứt và thanh lý, bên đơn phương chấm dứt thực hiện theo thỏa thuận đó, thông báo trước cho bên còn lại và lập Biên bản thanh lý hợp đồng.
- Nếu chưa có thỏa thuận, bên đơn phương phải gửi thông báo thanh lý hợp đồng, nhận sự đồng ý của bên kia. Nếu có thiệt hại phát sinh, các bên thỏa thuận việc bồi thường.
Hiện nay, pháp luật không bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên, trên thực tế, văn bản này đóng vai trò quan trọng giúp các bên xác nhận hoàn tất nghĩa vụ, hạn chế tranh chấp về sau.
>>> Lưu ý: Thông tin nêu trên chỉ mang tính chất tham khảo
Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng
Biên bản thanh lý hợp đồng cần có các nội dung quan trọng sau:
Thông tin các bên liên quan
- Tên đầy đủ của các bên tham gia hợp đồng: Bao gồm cá nhân hoặc doanh nghiệp.
- Địa chỉ liên hệ: Nơi cư trú hoặc trụ sở của các bên.
- Số CMND/CCCD (đối với cá nhân) hoặc mã số thuế (đối với doanh nghiệp).
- Người đại diện hợp pháp (nếu có): Chức danh và thông tin liên hệ.
Thông tin hợp đồng cần thanh lý
- Số hợp đồng, ngày ký kết và thời gian hiệu lực.
- Loại hợp đồng (mua bán, dịch vụ, lao động, thuê tài sản,…).
- Các điều khoản chính của hợp đồng trước đó.
Lý do thanh lý hợp đồng
- Hoàn tất nghĩa vụ theo hợp đồng: Các bên đã thực hiện đầy đủ các điều khoản.
- Chấm dứt sớm do thỏa thuận: Hai bên thống nhất không tiếp tục hợp đồng.
- Lý do bất khả kháng: Do thay đổi pháp luật, thiên tai, sự kiện không lường trước được.
Trạng thái nghĩa vụ tài chính
- Xác nhận hoàn thành tất cả các khoản thanh toán.
- Ghi rõ công nợ còn lại (nếu có) và cách thức xử lý.
- Chuyển giao tài sản hoặc hoàn trả các khoản tiền liên quan.
Cam kết của các bên
- Không khiếu nại hoặc tranh chấp sau khi hợp đồng được thanh lý.
- Cam kết chịu trách nhiệm nếu phát sinh các nghĩa vụ chưa hoàn thành.
- Thời điểm có hiệu lực của biên bản thanh lý.
Chữ ký và đóng dấu (nếu có)
- Chữ ký của đại diện các bên.
- Đóng dấu xác nhận đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Bản sao lưu để các bên giữ làm căn cứ pháp lý.
Lưu ý quan trọng khi ký biên bản thanh lý hợp đồng
Trước khi ký kết biên bản thanh lý hợp đồng, bạn cần lưu ý:
- Rà soát kỹ nội dung hợp đồng: Kiểm tra các điều khoản để đảm bảo mọi nghĩa vụ đã được thực hiện.
- Xác nhận trạng thái tài chính: Đảm bảo rằng các khoản thanh toán và công nợ đã được xử lý rõ ràng.
- Giữ lại bản sao biên bản: Phòng trường hợp cần đối chiếu hoặc làm bằng chứng pháp lý.
- Tham vấn ý kiến luật sư: Nếu hợp đồng có giá trị lớn hoặc có điều khoản phức tạp.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất 2025
Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phổ biến:
Mẫu 1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – tự do – hạnh phúc
* * *
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Số: …………………../TLHĐ
Căn cứ vào Hợp đồng …………. số: ………………/………….. ký ngày …./…../…….. giữa Công ty ………… và Công ty ………..
Hôm nay, ngày …… tháng ….. năm …….. Tại …………………………………………, Chúng tôi gồm:
BÊN A: CÔNG TY ………………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi ông : ……………………………………………………………………………………………
Chức danh : ………………………………………………………………………………………….
Số điện thoại : …………………………………… Fax: ………………………………………………
MST : ………………………………………………………………………………………….
BÊN B: CÔNG TY ………………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi ông : . ………………………………………………………………………………………….
Chức danh : ………………………………………………………………………………………….
Số điện thoại : ……………………………………………… Fax: ……………………………………
MST : ………………………………………………………………………………………….
Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý Hợp đồng ……………….. số: ……/……../……/200. ký ngày …./…../…….. với nội dung sau:
ĐIỀU 1:
Bên B đã tiến hành …………… cho Bên A theo hợp đồng ……….. nghiệp số: ……/……../……/200. ký ngày …./…../…….
ĐIỀU 2: Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán:
Bên A đồng ý thanh toán cho Bên B mức phí dịch vụ như sau:
Giá trị hợp đồng trước thuế: …….……………………………………………………………………………………..
Thuế VAT: ……………………………………………………………………………………………
Giá trị hợp đồng sau thuế: …………………………………………………………………………………………….
Phương thức thanh toán: Bên A đồng ý thanh toán cho Bên B khoản tiền trên ………………………………….
ĐIỀU 3:
Bên A đồng ý thanh toán toàn bộ số tiền trên cho Bên B theo như quy định tại Điều 2 của Biên bản này.
Hai bên thống nhất thanh lý Hợp đồng …………. số: ……/……../……/200. ký ngày …./…../…….. giữa Công ty ………… và Công ty ………..
Biên bản thanh lý này được lập thành 02 bản mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc Giám đốc
Mẫu 2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——-
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
– Căn cứ hợp đồng số ……./… đã ký giữa hai bên ngày … tháng ….. năm….. ;
– Căn cứ bộ luật dân sự năm 2015, Luật thương mại 2005;
– Căn cứ tình hình thực tế thực hiện hợp đồng và nhu cầu của các bên.
Hôm nay tại địa chỉ số….. đường …, phường …, quận …. tỉnh/Thành phố ….
Chúng tôi gồm:
BÊN A: ……………………………………………………………………………………………………………………..
Họ và tên: ……………………………….Giới tính: ………………………………………………………………….
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………….
Ngày sinh: ……………. Dân tộc: …….. Quốc tịch: …………………………………………………………….
Chứng minh nhân dân số: ………………. Ngày cấp: ……………………………………………………….
Nơi cấp: …………………………………………………………………………………………………………
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………….……………………………………
và
BÊN B: ……………………………………………………………………………………………………………………
Họ và tên: ……………………………….Giới tính: ………………………………………………………………….
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………….
Ngày sinh: ……………. Dân tộc: …….. Quốc tịch: …………………………………………………………….
Chứng minh nhân dân số: ………………. Ngày cấp: ……………………………………………………….
Nơi cấp: …………………………………………………………………………………………………………
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: …………………………………………………………………
Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………….……………………………………
Hai bên thỏa thuận thanh lý hợp đồng số: ……/….. ký ngày …. tháng …. năm …. với nội dung cụ thể như sau:
Điều 1: Thanh lý quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng
Bên B đã thực hiện đầy đủ các nội dung trong hợp đồng số: ……/….. ký ngày …. tháng …. năm …. ký với Bên A. Hai bên đã nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ và thanh toán đầy đủ nghĩa vụ công nợ của hợp đồng trên.
Điều 2: Cam kết chung
Hai bên đã hoàn thành đầy đủ các thủ tục nghĩa vụ như đã cam kết trong hợp đồng và không còn thắc mắc hay khiếu kiện về việc thực hiện nghĩa vụ của nhau.
Biên bản thanh lý hợp đồng này được lập thành 04 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản, một bản lưu tại Công ty, một bản gửi đến phòng đăng ký kinh doanh Hà Nội.
Đại diện hai bên cùng đọc và ký tên dưới đây.
| BÊN A | BÊN B |
| (kí và ghi rõ họ tên) | (kí và ghi rõ họ tên) |
Fast e-Contract có lập biên bản thanh lý hợp đồng điện tử không?
Có, Fast e-Contract hoàn toàn có thể hỗ trợ lập biên bản thanh lý hợp đồng điện tử.
Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử là một trong những giải pháp thực tế và phổ biến hiện nay giúp doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành.
Theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005 và các quy định pháp luật liên quan, văn bản thanh lý hợp đồng dưới dạng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Nội dung biên bản rõ ràng, đầy đủ các thông tin thỏa thuận về thanh lý.
- Các bên tham gia ký số hoặc ký điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật.
- Được lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn, có thể kiểm tra được khi cần.
Fast e-Contract là phần mềm cung cấp giải pháp ký hợp đồng điện tử uy tín, tích hợp chữ ký số, ký điện tử theo tiêu chuẩn pháp lý tại Việt Nam. Các bên có thể sử dụng để tạo lập, ký kết và lưu trữ biên bản thanh lý hợp đồng hoàn toàn trên môi trường số, đảm bảo tính pháp lý và an toàn giao dịch.
Vì vậy, sử dụng Fast e-Contract để lập biên bản thanh lý hợp đồng bằng điện tử là hoàn toàn hợp pháp và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trên Fast e-Contract
>>>> Xem thêm các tính năng khác tại: https://fecontract.fast.com.vn/tinh-nang-fast-e-contract/
Kết luận
Biên bản thanh lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong giao dịch kinh doanh, giúp đảm bảo quyền lợi của các bên và hạn chế rủi ro pháp lý. Khi lập biên bản, cần tuân thủ đúng các nội dung cần thiết để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Nếu bạn cần một mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phù hợp với từng loại hợp đồng cụ thể, hãy tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc luật sư để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực cao nhất.