Trong giao dịch dân sự, công chứng (hoặc chứng thực) không chỉ là thủ tục hình thức mà còn là bảo chứng pháp lý giúp xác nhận tính xác thực, tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của các bên. FAST sẽ cùng bạn đi sâu vào chi tiết các trường hợp hợp đồng bắt buộc phải công chứng (hoặc chứng thực) theo pháp luật Việt Nam năm 2025 và những lưu ý khi thực hiện.
Các trường hợp bắt buộc phải công chứng/chứng thực
Luật hiện hành không quy định một danh mục “tất cả các hợp đồng bắt buộc công chứng”, nhưng các luật chuyên ngành có quy định rõ ràng về các loại hợp đồng/giao dịch phải công chứng hoặc chứng thực. Dưới đây là các trường hợp điển hình:
Hợp đồng liên quan đến sử dụng đất đai
Các hợp đồng về quyền sử dụng đất đai và tài sản gắn liền với đất thường là những giao dịch có giá trị lớn, dễ phát sinh tranh chấp, nên luật yêu cầu hình thức chặt chẽ:
- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng đất kèm tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất hoặc tặng cho đất + tài sản liên quan cũng phải công chứng hoặc chứng thực.
- Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất + tài sản gắn liền với đất.
- Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, đất + tài sản gắn liền.
Lưu ý ngoại lệ: Nếu một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản, thì việc công chứng/chứng thực có thể thực hiện theo yêu cầu của các bên, không bắt buộc.
Luật Đất đai năm 2024 (có hiệu lực từ 1-1-2025) cũng tiếp tục quy định về các giao dịch đất đai phải công chứng hoặc chứng thực, trừ các hợp đồng cho thuê, chuyển đổi nông nghiệp, hoặc các trường hợp tổ chức yêu cầu.
Hợp đồng liên quan đến nhà ở
Nhà ở là tài sản rất phổ biến trong dân sự và luật Nhà ở quy định rõ các loại hợp đồng nhà ở phải công chứng/chứng thực:
- Hợp đồng mua bán nhà ở (nhà chung cư, nhà riêng).
- Hợp đồng thuê mua nhà ở.
- Hợp đồng tặng cho nhà ở.
- Hợp đồng đổi nhà ở.
- Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở.
- Hợp đồng thế chấp nhà ở.
- Hợp đồng chuyển giao hợp đồng mua bán nhà ở thương mại.
Lưu ý ngoại lệ: Một số giao dịch nhà ở không bắt buộc công chứng nếu thuộc các trường hợp như: tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công; mua bán, thuê mua nhà ở mà một bên là tổ chức (nhà ở xã hội, tái định cư); góp vốn bằng nhà ở mà có bên là tổ chức; hợp đồng thuê, mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở, trừ khi các bên có nhu cầu công chứng.
Theo Luật Nhà ở (những điều khoản mới trong Luật Nhà ở 2023/2024) cũng tiếp tục giữ các quy định công chứng, chứng thực đối với các hợp đồng nhà ở.
Các giao dịch liên quan đến chuyển quyền sở hữu xe
Một lĩnh vực ít được chú ý hơn nhưng vẫn có quy định: giấy tờ mua bán, tặng cho, cho xe cá nhân (ô tô, xe máy, mô tô …) phải được công chứng/chứng thực nếu hợp đồng bằng văn bản.
Căn cứ: khoản 2 Điều 8 Thông tư 58/2020/TT-BCA (quy định về phương tiện giao thông cơ giới đường bộ) quy định mua bán, tặng cho, cho cá nhân phải lập giấy viết tay hoặc văn bản và được công chứng hoặc chứng thực.
Di chúc
Di chúc là văn bản cá nhân thể hiện ý chí về việc phân chia tài sản sau khi chết:
- Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài cũng phải được dịch và được công chứng hoặc chứng thực.
Nếu người lập di chúc là người bình thường (không khiếm khuyết), di chúc lập văn bản riêng mà không công chứng vẫn có thể có hiệu lực nếu đáp ứng các điều kiện theo Bộ luật Dân sự, nhưng nếu lập bằng tiếng nước ngoài hoặc đối tượng đặc biệt, bắt buộc phải công chứng/chứng thực.
Giám hộ
Việc lựa chọn người giám hộ khi một cá nhân không có khả năng tự lo cho bản thân phải được lập bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Căn cứ: Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu văn bản lựa chọn giám hộ phải công chứng hoặc chứng thực.
Hôn nhân và gia đình
Một số hợp đồng, thỏa thuận liên quan đến hôn nhân và tài sản gia đình cũng phải công chứng:
- Văn bản thỏa thuận về tài sản khi kết hôn (ghi rõ quyền, nghĩa vụ của mỗi bên) phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Thỏa thuận về chia tài sản chung của vợ chồng (nếu có) nên công chứng để tăng hiệu lực đối với người thứ ba.
- Văn bản ủy quyền trong nội dung hôn nhân/gia đình cũng nên công chứng để tránh tranh chấp.
Những lưu ý khi công chứng/chứng thực hợp đồng, giao dịch
Khi thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực hợp đồng/giao dịch, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực và hạn chế rủi ro:
Xác định đúng loại hình: công chứng hay chứng thực
- Công chứng do công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
- Chứng thực do Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn thực hiện, hoặc ở những nơi có thẩm quyền.
- Một số hợp đồng về nhà đất, nếu luật chuyên ngành yêu cầu công chứng hoặc chứng thực, có thể lựa chọn một trong hai nhưng phải tuân theo quy định và đảm bảo hợp đồng thực hiện đúng hình thức.
Thẩm quyền địa điểm công chứng
- Theo Luật Công chứng 2024: công chứng viên của tổ chức công chứng chỉ được công chứng giao dịch bất động sản trong phạm vi tỉnh/thành phố nơi tổ chức đặt trụ sở, trừ trường hợp ngoại lệ.
- Nếu hợp đồng nhà đất, bạn phải đến Văn phòng công chứng nằm trong tỉnh/TP nơi có bất động sản.
Nội dung hợp đồng rõ ràng, không sai lệch, thiếu thông tin
- Thông tin cá nhân (hộ chiếu/cmt, địa chỉ…) phải chính xác, phù hợp giấy tờ;
- Diễn giải rõ ràng quyền, nghĩa vụ, điều kiện thanh toán, điều kiện chấm dứt, giải quyết tranh chấp;
- Tránh các điều khoản “mập mờ” hoặc trái luật.
Kiểm tra điều kiện hợp pháp, năng lực pháp lý của các bên
- Bên ký hợp đồng phải có năng lực hành vi dân sự;
- Phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/ quyền sử dụng đất, nhà ở…
- Không vi phạm điều cấm của luật, không chống lại đạo đức xã hội.
Thời điểm hợp đồng có hiệu lực
- Trong các giao dịch nhà đất, nhà ở, hợp đồng chỉ có hiệu lực kể từ khi công chứng hoặc chứng thực hoàn tất.
- Nếu hợp đồng không thực hiện công chứng khi luật yêu cầu hợp đồng có thể bị vô hiệu hoặc không được Tòa án công nhận, trừ trường hợp các bên đã thực hiện ít nhất ⅔ nghĩa vụ và yêu cầu công nhận hiệu lực.
Lưu giữ bản gốc và đăng ký nếu cần
- Sau khi công chứng, các bên nên giữ bản gốc hợp đồng;
- Nếu hợp đồng liên quan đến đất đai, nhà ở, phải thực hiện đăng ký biến động tại Văn phòng đăng ký đất đai, UBND, cơ quan nhà ở…
- Đối với di chúc, văn bản giám hộ, ủy quyền cũng nên lưu giữ bản gốc tại cơ sở công chứng để tiện truy xuất.
Cập nhật thay đổi luật mới
- Tiếp tục theo dõi các văn bản mới như Luật Công chứng 2024, Luật Nhà ở mới, Luật Đất đai 2024, các nghị định, thông tư hướng dẫn.
- Tránh hiểu nhầm rằng từ 1-7-2025 không cần công chứng hợp đồng mua bán nhà đất, hiện tại vẫn chưa có quy định bãi bỏ bắt buộc công chứng trong các giao dịch mà luật chuyên ngành yêu cầu.
Chi phí, thời gian thực hiện
- Các văn phòng công chứng có mức phí theo quy định của Nhà nước, tính theo giá trị hợp đồng;
- Nên xác định trước thời gian công chứng để đảm bảo không chậm tiến trình giao dịch.