Bảo vệ thông tin dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp. Ngoài các biện pháp bảo mật công nghệ, NDA ra đời để bảo vệ tài sản trí tuệ, kế hoạch kinh doanh, công thức sản phẩm và các thông tin mật thiết khác. Vậy NDA là gì? Hãy cùng FAST khám phá những điều cơ bản và tầm quan trọng của NDA trong việc bảo vệ thông tin doanh nghiệp trong bài viết này.
Thỏa thuận bảo mật NDA là gì?
Thỏa thuận bảo mật NDA (Non-Disclosure Agreement) là một hợp đồng pháp lý giữa các bên tham gia, trong đó cam kết không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin bí mật mà một bên cung cấp cho bên kia. NDA thường được sử dụng để bảo vệ thông tin nhạy cảm như tài sản trí tuệ, kế hoạch kinh doanh, công thức sản phẩm hoặc các thông tin quan trọng khác không muốn bị lộ ra ngoài.
Phân loại thỏa thuận bảo mật NDA
Mục tiêu của NDA là đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp không bị lạm dụng hoặc tiết lộ cho bên thứ ba, giúp bảo vệ quyền lợi và duy trì sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Phân loại theo các bên tham gia
Thông thường, có 3 loại thỏa thuận NDA:
- Thỏa thuận NDA song phương (Two-way NDA): Thỏa thuận bảo mật hai chiều, đây là thỏa thuận bảo mật NDA mà cả hai bên đều cam kết bảo mật thông tin mà mỗi bên cung cấp cho bên còn lại. Loại thỏa thuận này thường được áp dụng trong các mối quan hệ hợp tác, khi cả hai bên đều chia sẻ thông tin bí mật và cần đảm bảo sự bảo mật của nhau.
- Thỏa thuận NDA đơn phương (One-way NDA): Đây là thỏa thuận bảo mật NDA mà chỉ một bên cam kết bảo mật thông tin. Bên cung cấp thông tin yêu cầu bên nhận thông tin không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin đó vào mục đích khác. Thỏa thuận bảo mật NDA này thường được sử dụng khi một bên chia sẻ thông tin bí mật với bên kia (ví dụ: Doanh nghiệp chia sẻ thông tin với đối tác).
- Thỏa thuận NDA đa phương (Multilateral NDA): Là thỏa thuận bảo mật NDA áp dụng cho nhiều bên cùng tham gia vào một thỏa thuận bảo mật. Trong trường hợp này, tất cả các bên đều cam kết bảo mật thông tin của nhau. Thỏa thuận bảo mật NDA này thường được sử dụng trong các dự án hợp tác lớn, khi nhiều bên cần chia sẻ thông tin nhạy cảm mà không làm lộ lọt thông tin cho bên thứ ba.
Phân loại theo thời hạn
Bên cạnh việc phân chia theo các bên tham gia, NDA còn được phân loại theo thời hạn ký kết:
- NDA có thời hạn: Là thỏa thuận bảo mật có thời gian hiệu lực nhất định. Sau khi hết thời gian này, các bên có thể tiết lộ thông tin bảo mật.
- NDA không có thời hạn: Là thỏa thuận bảo mật không giới hạn thời gian cam kết bảo mật thông tin, yêu cầu các bên bảo vệ thông tin trong suốt quá trình hợp tác và ký kết.
Thành phần, nội dung chính trong thỏa thuận bảo mật NDA
Một thỏa thuận không tiết lộ (NDA) có thể bao gồm nhiều yếu tố quan trọng. Trước khi thực hiện, bạn nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý để đảm bảo hiểu rõ nghĩa vụ và quyền lợi của mình. Dưới đây là một số mục phổ biến cần đưa vào mẫu NDA:
- Định nghĩa thông tin nhạy cảm: Xác định rõ các loại thông tin cần bảo mật và lý do vì sao thông tin đó không thể tiết lộ.
- Xác định các bên tham gia: Quy định rõ ai là bên tiết lộ và ai là bên nhận thông tin.
- Điều khoản bảo mật: Bên nhận phải cam kết bảo mật thông tin, chỉ sử dụng thông tin khi cần thiết và không được sử dụng cho mục đích khác ngoài thỏa thuận.
- Loại trừ thông tin: Đưa ra các thông tin không được coi là bí mật, ví dụ như thông tin đã công khai.
- Nghĩa vụ của bên nhận: Bên nhận phải bảo vệ thông tin và không được tiết lộ cho bên thứ ba.
- Khoảng thời gian: Thỏa thuận có thể có thời gian hiệu lực cố định hoặc kéo dài trong suốt dự án hoặc quan hệ hợp tác.
- Điều khoản bổ sung: Quy định về chi phí pháp lý, cách giải quyết tranh chấp và các vấn đề như:
- Ai sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản chi phí pháp lý liên quan đến việc thi hành hoặc vi phạm thỏa thuận bảo mật?
- Các tranh chấp liên quan đến NDA sẽ được giải quyết bằng phương thức nào (ví dụ: Tòa án)?
- Sau khi thỏa thuận NDA hết hiệu lực, bên nhận có quyền sử dụng hoặc tiết lộ thông tin bảo mật cho mục đích khác không?
Lưu ý: NDA không phải là thỏa thuận không cạnh tranh, nghĩa là NDA chỉ tập trung vào bảo mật thông tin, trong khi thỏa thuận không cạnh tranh liên quan đến việc cấm một bên tham gia vào các hoạt động cạnh tranh với bên kia trong một khoảng thời gian hoặc khu vực nhất định.
Đảm bảo rằng tất cả các điều khoản này được làm rõ trong thỏa thuận để bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.
Lợi ích của thỏa thuận bảo mật NDA
- Bảo vệ thông tin quan trọng: NDA giúp bảo vệ các thông tin nhạy cảm và quan trọng của các bên tham gia trong hợp đồng hoặc thỏa thuận, đảm bảo không bị tiết lộ ra ngoài.
- Bảo vệ lợi thế cạnh tranh: NDA ngăn chặn việc tiết lộ thông tin có thể bị đối thủ sử dụng để phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
- Bảo vệ uy tín doanh nghiệp: NDA giúp bảo vệ thông tin nội bộ và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, tránh việc tiết lộ có thể làm tổn hại đến uy tín và niềm tin của khách hàng, đối tác.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật: NDA bảo vệ các thông tin nhạy cảm, như bí mật nhà nước hoặc dữ liệu cá nhân, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin.
Quy trình thiết lập một thỏa thuận bảo mật NDA hoàn chỉnh
Việc thiết lập và giám sát thực hiện NDA là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin nhạy cảm. Dưới đây là quy trình 4 bước cơ bản để triển khai NDA trong doanh nghiệp:
- Đề nghị nhân viên ký NDA: Theo Bộ Luật Lao động năm 2019, Điều 85 quy định rằng nhân viên có trách nhiệm bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của NDA và yêu cầu tất cả nhân viên, bao gồm nhân viên hiện tại, mới và tạm thời, ký kết thỏa thuận. Trước khi ký, NDA cần được soạn thảo rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Ký kết NDA cùng với hợp đồng lao động: Doanh nghiệp nên thực hiện ký kết NDA cùng với hợp đồng lao động, đảm bảo nhân viên nhận thức rõ về các nghĩa vụ bảo mật thông tin và cam kết thực hiện NDA ngay từ khi gia nhập công ty.
- Triển khai thực hiện NDA: Sau khi ký kết, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp bảo mật thông tin như đào tạo nhân viên, tổ chức các hội thảo về NDA, và thiết lập hệ thống bảo mật thông tin điện tử phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
- Xử lý khi nhân viên thôi việc và giám sát thực hiện NDA: Khi nhân viên thôi việc, doanh nghiệp cần thu hồi tất cả tài liệu và thiết bị chứa thông tin nhạy cảm, đồng thời yêu cầu nhân viên ký cam kết không tiết lộ thông tin trong một thời gian nhất định. Đồng thời, doanh nghiệp cần giám sát việc thực hiện NDA thông qua kiểm tra, phỏng vấn nhân viên, và xử lý kịp thời nếu phát hiện vi phạm.
Việc tuân thủ và giám sát thực hiện NDA giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin quan trọng, duy trì sự an toàn và uy tín trong quá trình hoạt động.
Ký thỏa thuận NDA bằng giải pháp hợp đồng điện tử Fast e-Contract
Fast e-Contract là giải pháp quản lý – ký số tài liệu, hợp đồng, văn bản được tự động hóa quy trình ký trên môi trường điện tử với đầy đủ tính pháp lý dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp/đối tác/cá nhân. Sản phẩm đảm bảo đủ tiêu chuẩn pháp lý về luật giao dịch điện tử và chứng thư điện tử theo Nghị định 165/2018/NĐ-CP.
Thỏa thuận NDA hiện nay có thể ký kết điện tử thông qua phần mềm quản lý hợp đồng, giúp các bên không cần gặp mặt trực tiếp. Sau khi ký, văn bản NDA sẽ được lưu trữ trên hệ thống bảo mật, đảm bảo chỉ các bên liên quan có quyền truy cập và ngăn ngừa truy cập trái phép. Với Fast e-Contract, giải pháp này mang lại sự an toàn và tiện lợi tối đa trong việc ký kết thỏa thuận bảo mật NDA:
- Tạo và ký kết NDA điện tử: Fast e-Contract cho phép người dùng tạo các mẫu NDA nhanh chóng, tùy chỉnh dễ dàng và ký kết trực tuyến mà không cần gặp mặt trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình ký kết hợp đồng.
- Chữ ký điện tử bảo mật: Đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật của thỏa thuận, ký duyệt chứng từ điện tử thông qua kết nối với chữ ký số (USB Token, HSM…), Token qua email, OTP qua SMS, Remote Signing… Giúp xác thực danh tính các bên ký kết và tránh các rủi ro về giả mạo thông tin.
- Quản lý hợp đồng thông minh: Fast e-Contract cung cấp công cụ quản lý hợp đồng hiệu quả, giúp theo dõi trạng thái hợp đồng NDA (đã ký, đang chờ ký hoặc đã hoàn tất) và lưu trữ hợp đồng một cách an toàn, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Các hợp đồng NDA được ký kết qua Fast e-Contract đều tuân thủ các quy định pháp lý về chữ ký điện tử và bảo mật thông tin, đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch thương mại.
- Bảo mật thông tin cao: Fast e-Contract sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến để bảo vệ thông tin trong các hợp đồng NDA, giúp ngăn ngừa việc rò rỉ thông tin và đảm bảo rằng chỉ các bên liên quan mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Fast e-Contract phù hợp với mọi loại hình, quy mô doanh nghiệp và mọi loại chứng từ như hợp đồng, chứng nhận điện tử, chứng từ nội bộ… Việc ứng dụng Fast e-Contract sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi từ quy trình hợp đồng truyền thống sang quy trình hợp đồng điện tử, giúp giảm đến 70% chi phí và 90% thời gian thực hiện hợp đồng.