Khi các doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số trong ký kết hợp đồng, chữ ký số trở thành “mắt xích” không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý và an toàn. Vậy khi nào chữ ký số trong hợp đồng được pháp luật công nhận? Bài viết dưới đây sẽ cập nhật những quy định về chữ ký số mới nhất năm 2025 giúp doanh nghiệp sử dụng đúng và hiệu quả.
Điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý trong hợp đồng
Để đảm bảo quyền lợi của người ký và tránh tình trạng giả mạo, đánh cắp thông tin khi giao kết hợp đồng điện tử, pháp luật Việt Nam đã ban hành những quy định rõ ràng về điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý. Các điều kiện này nhằm đảm bảo chữ ký số là an toàn, xác thực và có thể kiểm tra được nguồn gốc.
Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, một chữ ký số chỉ được công nhận là hợp pháp nếu đồng thời đáp ứng 3 điều kiện quan trọng sau:
- Được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực
Chữ ký số phải được sinh ra trong khoảng thời gian mà chứng thư số (đi kèm với khóa công khai) vẫn còn hiệu lực sử dụng. Đây là yếu tố xác thực chữ ký vẫn hợp lệ tại thời điểm ký hợp đồng. - Được tạo bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số
Chữ ký số phải được tạo bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai nằm trong chứng thư số do một trong các tổ chức sau cấp:- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
- Tổ chức chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.
- Tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng.
- Tổ chức cung cấp chứng thư số chuyên dùng (được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện).
- Khóa bí mật phải do người ký kiểm soát tại thời điểm ký
Đây là điều kiện then chốt để đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ: người ký phải trực tiếp điều khiển việc ký, không được ủy quyền, chia sẻ hoặc ký hộ.
Trường hợp chữ ký số không có giá trị trong hợp đồng điện tử
Dù được pháp luật công nhận, nhưng chữ ký số có thể bị vô hiệu hóa nếu rơi vào các trường hợp sau:
Sử dụng chữ ký số giả mạo hoặc chưa được cấp phép
Nếu doanh nghiệp sử dụng chữ ký số không do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) hợp pháp cấp hoặc dùng chữ ký bị giả mạo, thì mọi giao dịch ký kết đều không có giá trị pháp lý.
Ký trên nền tảng không đảm bảo lưu trữ, bảo mật
Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, dữ liệu ký số phải được lưu trữ an toàn. Việc ký kết qua các nền tảng không được chứng thực, không có hệ thống bảo mật (như hệ thống lưu tạm, file chia sẻ công cộng) sẽ khiến chữ ký mất hiệu lực pháp lý.
Không đáp ứng đúng các điều kiện pháp lý
Ví dụ: chữ ký số không đi kèm chứng thư số hoặc người ký không kiểm soát được khóa bí mật khi ký (vi phạm nguyên tắc bảo mật và xác thực người ký).
Thiếu thông tin xác thực người ký
Nếu không thể truy xuất được danh tính người ký từ chữ ký số (thiếu mã định danh, thiếu tổ chức cấp chứng thư…), cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối công nhận hiệu lực hợp đồng.
Doanh nghiệp cần làm gì để sử dụng chữ ký số đúng luật
Đăng ký sử dụng chữ ký số hợp pháp
Đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số do các bên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) hợp pháp, được cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông. Các chứng thư số đi kèm phải còn hiệu lực, đầy đủ thông tin định danh người ký (cá nhân hoặc pháp nhân) và không bị thu hồi hoặc hết hạn.
Doanh nghiệp có thể chọn các nhà cung cấp uy tín như dịch vụ chữ ký số FAST để mua chữ ký số. Việc sử dụng chữ ký số hợp lệ sẽ là nền tảng pháp lý vững chắc cho mọi giao kết hợp đồng điện tử về sau.
Ký kết hợp đồng trên nền tảng có chứng thực – Fast e-Contract
Việc chỉ có chữ ký số là chưa đủ. Doanh nghiệp nên triển khai ký số trên các nền tảng hợp đồng điện tử có chứng thực như Fast e-Contract. Phần mềm này đáp ứng đầy đủ các chức năng như:
- Lập, lưu trữ hợp đồng điện tử đúng quy định pháp luật.
- Tự động hóa quy trình ký tá, kết nối với chữ ký số (USB Token, HSM, OTP qua SMS, Fast iOTP…).
- Kết nối với trục hợp đồng điện tử giúp truy xuất, đối chiếu lịch sử ký kết.
- Có giá trị pháp lý và có thể xuất trình bản chứng thực khi cần đối chiếu tại tòa án hoặc cơ quan chức năng.
>>> Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract