Trong hoạt động kinh doanh, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu ký hợp đồng và thanh toán bằng ngoại tệ, đặc biệt khi làm việc với đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc này cũng được pháp luật Việt Nam cho phép. Hãy cùng FAST tìm hiểu quy định hiện hành về ký hợp đồng bằng ngoại tệ, những trường hợp được phép và rủi ro pháp lý nếu vi phạm nhé!
Quy định về ký hợp đồng bằng ngoại tệ
Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn ký hợp đồng bằng ngoại tệ (ví dụ: USD) tại Việt Nam, cần lưu ý rằng pháp luật Việt Nam có những quy định rất rõ ràng về việc sử dụng ngoại hối trong giao dịch. Đặc biệt là văn bản Thông tư 32/2013/TT‑NHNN (Ban hành ngày 26-12-2013) hướng dẫn thực hiện quy định hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam.
Theo đó:
Điều 3 của Thông tư 32/2013/TT-NHNN quy định: “Trên lãnh thổ Việt Nam, trừ các trường hợp được sử dụng ngoại hối quy định tại Điều 4 Thông tư này, mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác… không được thực hiện bằng ngoại hối.”
Điều 4 Thông tư này liệt kê các trường hợp được sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam (ví dụ: Người cư trú được góp vốn bằng ngoại tệ chuyển khoản để thực hiện dự án đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; doanh nghiệp chế xuất mua hàng để xuất khẩu; tổ chức dịch vụ miễn thuế v.v.).
Điều này có nghĩa nếu bạn ký hợp đồng (ví dụ thuê văn phòng, mua bán hàng hóa trong nước) bằng ngoại tệ mà không thuộc trường hợp được ngoại lệ thì hợp đồng đó có thể bị xem là vô hiệu hoặc có rủi ro pháp lý lớn.
Thỏa thuận ký hợp đồng bằng ngoại tệ theo quy định như thế nào?
Căn cứ quy định:
Thông tư 32/2013/TT-NHNN – điều chỉnh việc hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam. Bản sửa đổi, bổ sung như Thông tư 03/2019/TT‑NHNN đã bổ sung một số trường hợp được sử dụng ngoại hối.
Do vậy, nếu muốn ký hợp đồng bằng ngoại tệ hợp pháp thì cần đáp ứng những điều kiện sau:
- Xác định xem hợp đồng có thuộc trường hợp được phép sử dụng ngoại hối theo Điều 4 Thông tư 32/2013/TT-NHNN hay không. Ví dụ: doanh nghiệp chế xuất mua hàng hóa để xuất khẩu, hay người cư trú góp vốn đầu tư nước ngoài.
- Nếu không thuộc trường hợp ngoại lệ thì hợp đồng không được ký bằng ngoại tệ, phải sử dụng đồng Việt Nam (VND).
- Nếu thuộc trường hợp ngoại lệ, khi thỏa thuận bằng ngoại tệ chuyển khoản hoặc tiền mặt cần tuân thủ đúng quy định về ngân hàng, ngoại hối và có chứng từ phù hợp.
- Trong hợp đồng nên có điều khoản rõ ràng về việc tỷ giá hối đoái (nếu có quy đổi), việc thay đổi hoặc điều chỉnh giá cả nếu có, nhằm tránh tranh chấp hoặc bị xem là “ghi giá bằng ngoại tệ” trái quy định.
Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có hoạt động ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam
Theo Điều 5 của Thông tư 32/2013/TT-NHNN:
Tổ chức tín dụng được phép và các tổ chức khác cung ứng dịch vụ ngoại hối có trách nhiệm thực hiện nghiêm và hướng dẫn khách hàng thực hiện các quy định của Thông tư này.
Tổ chức, cá nhân có liên quan khác có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về ngoại hối.
Khi doanh nghiệp có giao dịch sử dụng ngoại tệ, cần đảm bảo rằng ngân hàng, tổ chức tín dụng và bên đối tác đều tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến ngoại hối không chỉ hợp đồng mà cả thủ tục, chứng từ, thanh toán.
Các trường hợp nào được thanh toán bằng ngoại tệ?
Dưới đây là một số trường hợp được phép sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam theo Điều 4 Thông tư 32/2013/TT-NHNN:
- Cơ quan nhà nước tại cửa khẩu, kho ngoại quan: được niêm yết bằng ngoại tệ và thu bằng ngoại tệ từ người không cư trú (trong các trường hợp được Ngân hàng Nhà nước cho phép).
- Ngân hàng, tổ chức tín dụng phi ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được phép kinh doanh, cung ứng dịch vụ ngoại hối được giao dịch, thanh toán, niêm yết bằng ngoại hối trong phạm vi đã được phép.
- Người cư trú là tổ chức có tư cách pháp nhân được điều chuyển vốn nội bộ bằng ngoại tệ chuyển khoản giữa tài khoản của tổ chức đó và đơn vị phụ thuộc không có tư cách pháp nhân và ngược lại.
- Người cư trú được góp vốn bằng ngoại tệ chuyển khoản để thực hiện dự án đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Người cư trú nhận ủy thác nhập khẩu hoặc xuất khẩu trong phạm vi đã được phép: được ghi giá và thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản.
- Người cư trú là nhà thầu trong nước, nhà thầu nước ngoài thực hiện gói thầu quốc tế hoặc gói thầu dầu khí: được chào thầu bằng ngoại tệ, nhận thanh toán bằng ngoại tệ chuyển khoản.
- Doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp chế xuất, tổ chức kinh doanh hàng miễn thuế, tổ chức cung ứng dịch vụ ở khu cách ly quốc tế, đại lý hãng vận tải nước ngoài … (trong những trường hợp cụ thể) được niêm yết hoặc thanh toán bằng ngoại tệ.
Lưu ý: Việc thuộc vào một trong các trường hợp này không có nghĩa là “tự do ký hợp đồng bằng ngoại tệ cho mọi giao dịch”. Cần kiểm tra kỹ xem giao dịch đó có nằm trong phạm vi “được phép” và có tuân thủ thủ tục ngân hàng ngoại hối hay không.
Giao dịch ngoại hối trái quy định pháp luật bị xử phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 88/2019/NĐ‑CP (ban hành 14-11-2019, hiệu lực từ 31-12-2019) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng:
Hành vi “ghi giá, định giá, niêm yết, báo giá, giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ không đúng quy định” sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền tùy theo mức độ và giá trị vi phạm.
Ví dụ: Việc giao dịch, báo giá, ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ không đúng quy định có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Việc thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ bằng ngoại tệ giá trị từ 100.000 USD trở lên mà không đúng quy định cũng có thể bị phạt đến 80.000.000 – 100.000.000 đồng.
Ngoài phạt tiền, còn có biện pháp bổ sung như tịch thu ngoại tệ, đình chỉ hoạt động, thu hồi giấy phép đại lý đổi ngoại tệ…
Vì vậy, nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân ký hợp đồng theo ngoại tệ mà không đúng quy định thì rất có thể bị xử phạt nặng hoặc hợp đồng bị vô hiệu.
Một số lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng thanh toán bằng ngoại tệ
Xác định rõ nhu cầu và tính hợp pháp
Trước khi ký hợp đồng bằng ngoại tệ, hãy xác định: Giao dịch đó có thuộc trường hợp được sử dụng ngoại hối hay không. Nếu không, nên chuyển về thanh toán bằng đồng Việt Nam (VND) nhằm tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu hoặc bị xử phạt.
Đối với doanh nghiệp: kiểm tra với bộ phận tài chính/ngoại hối hoặc ngân hàng để biết rõ thủ tục, điều kiện sử dụng ngoại tệ.
Quy định rõ tỷ giá hối đoái
Nếu hợp đồng cho phép thanh toán theo ngoại tệ hoặc có quy đổi giữa VND và ngoại tệ, nên có điều khoản rõ ràng về tỷ giá hối đoái sử dụng (ngày xác định, cách điều chỉnh nếu có, khi chuyển khoản).
Điều này giúp tránh tranh chấp sau này do biến động tỷ giá hoặc hiểu nhầm về địa vị pháp lý của hợp đồng.
Tư vấn pháp lý
Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để kiểm tra xem giao dịch có thuộc trường hợp ngoại lệ và có tuân thủ đúng các văn bản pháp luật: Thông tư 32/2013/TT-NHNN, Thông tư 03/2019/TT-NHNN, Nghị định 88/2019/NĐ-CP (và các sửa đổi, bổ sung)…
Việc chuẩn bị các chứng từ, hồ sơ thanh toán ngoại hối, hợp đồng, điều khoản quy đổi tỷ giá… cần rõ ràng và đảm bảo tuân thủ.
Tuân thủ các quy định khác
Thanh toán ngoại tệ phải thực hiện thông qua tổ chức tín dụng được phép (nếu thuộc trường hợp ngoại lệ).
Lưu giữ chứng từ thanh toán, hợp đồng, báo giá, niêm yết… để nếu cần kiểm tra thì có đầy đủ hồ sơ.
Đối với hợp đồng thuê/mua trong nước mà sử dụng ngoại tệ không đúng trường hợp: Có khả năng hợp đồng bị xem là vô hiệu hoặc bị rủi ro lớn.
Doanh nghiệp nên cập nhật các sửa đổi, bổ sung mới của pháp luật ngoại hối (ví dụ: Nghị định 143/2021/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 88/2019/NĐ-CP) để luôn tuân thủ.