Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử không còn là xu hướng mà đã trở thành một phần trong khung pháp lý chính thức theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Việc xác định đúng chủ thể tham gia giao kết không chỉ quyết định hiệu lực pháp lý của hợp đồng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của các bên trong môi trường số.
Chủ thể của hợp đồng lao động điện tử là gì?
Chủ thể của hợp đồng lao động điện tử là các bên trực tiếp tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm người lao động, người sử dụng lao động và nhà cung cấp nền tảng e-Contract.
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc xác định đúng chủ thể là điều kiện tiên quyết để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng. Trong bối cảnh chuyển đổi số, hợp đồng lao động không chỉ là thỏa thuận giữa hai bên mà còn gắn liền với hệ thống công nghệ trung gian.
Các chủ thể tham gia hợp đồng lao động điện tử
Người lao động
Người lao động là cá nhân làm việc theo thỏa thuận và được trả lương. Theo Bộ luật Lao động 2019, người từ đủ 15 tuổi trở lên có thể tham gia ký hợp đồng, tuy nhiên người dưới 18 tuổi cần có sự đồng ý của người đại diện pháp luật.
Trong một số trường hợp như công việc thời vụ, nhóm người lao động có thể ủy quyền cho một cá nhân đại diện ký hợp đồng. Tuy nhiên, việc này phải minh bạch, có danh sách kèm theo để đảm bảo tính pháp lý.
Người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có thể là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu thuê lao động. Người ký hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền đúng quy định.
Việc số hóa hợp đồng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu lao động, đặc biệt khi kết hợp với các hệ thống quản trị như ERP hoặc HRM để đồng bộ thông tin.
Nhà cung cấp dịch vụ e-Contract
Đây là điểm mới nổi bật trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Nhà cung cấp e-Contract đóng vai trò trung gian công nghệ, giúp tạo lập, xác thực và lưu trữ hợp đồng điện tử.
Trên thực tế, các nền tảng như Fast e-Contract thuộc hệ sinh thái FAST đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng tích hợp trực tiếp với phần mềm quản trị (ERP, HRM), giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết và lưu trữ hợp đồng lao động.
Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử 2026
Để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực, các bên phải đáp ứng điều kiện về định danh và xác thực điện tử. Việc sử dụng chữ ký số hợp lệ là bắt buộc nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và chống chối bỏ.
Ngoài ra, hệ thống e-Contract cần có khả năng xác minh thông tin cá nhân thông qua giấy tờ pháp lý hoặc công nghệ sinh trắc học. Đây là yếu tố quan trọng giúp hạn chế rủi ro giả mạo trong môi trường số.
| Chủ thể | Điều kiện tham gia | Ghi chú quan trọng |
| Người lao động | Từ đủ 15 tuổi, có năng lực hành vi | Dưới 18 tuổi cần người đại diện đồng ý |
| Người sử dụng lao động | Cá nhân/tổ chức hợp pháp | Phải đúng thẩm quyền ký |
| Nhà cung cấp e-Contract | Có giấy phép, hệ thống đạt chuẩn | Đảm bảo xác thực và bảo mật |
Quyền và nghĩa vụ của các chủ thể
Đối với người lao động
Người lao động có quyền truy cập, tra cứu và sử dụng dữ liệu hợp đồng điện tử của mình. Đồng thời, họ phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản và cập nhật thông tin chính xác trên hệ thống.
Đối với người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có quyền sử dụng dữ liệu hợp đồng để quản lý nhân sự và báo cáo với cơ quan nhà nước. Đây là lợi thế lớn khi áp dụng hợp đồng điện tử, giúp giảm thủ tục giấy tờ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ và bảo mật dữ liệu đúng quy định. Các giải pháp như FEC thường tích hợp sẵn cơ chế phân quyền, mã hóa và nhật ký truy cập, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tốt hơn.
Đối với nhà cung cấp e-Contract
Nhà cung cấp có trách nhiệm đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật. Họ phải gửi hợp đồng điện tử có gắn ID cho các bên và lưu trữ dữ liệu theo quy định.
Các nền tảng hiện đại như FEC còn cung cấp thêm tính năng như chuyển đổi hợp đồng giấy sang điện tử, ký số hàng loạt và tích hợp báo cáo, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
Điểm mới của Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Nghị định 337/2025/NĐ-CP đã bổ sung nhiều quy định quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động. Đáng chú ý nhất là việc công nhận nhà cung cấp e-Contract là một chủ thể độc lập.
Bên cạnh đó, quy định về định danh điện tử và sinh trắc học cũng được làm rõ hơn, giúp tăng độ tin cậy của hợp đồng điện tử. Điều này tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho các giải pháp như FEC phát triển mạnh trong thời gian tới.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?
Có. Nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về chữ ký số và định danh điện tử, hợp đồng có giá trị như hợp đồng giấy.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng e-Contract không?
Không bắt buộc, nhưng được khuyến khích để phù hợp xu hướng chuyển đổi số.
FEC có phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn không?
Có. FEC được thiết kế để tích hợp với hệ thống ERP, phù hợp cho doanh nghiệp cần quản trị tập trung và tự động hóa quy trình.
Nhà cung cấp e-Contract cần điều kiện gì?
Phải có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực dữ liệu và đảm bảo hệ thống công nghệ đạt chuẩn bảo mật.