Fast e-Contract (FEC) là giải pháp hợp đồng điện tử hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, ký kết và lưu trữ hợp đồng trực tuyến một cách an toàn, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đa dạng về bảo mật, tính pháp lý và quy trình vận hành của doanh nghiệp, từ các giao dịch nội bộ đến hợp đồng quan trọng với đối tác.
Một trong những điểm nổi bật của FEC là đa dạng các phương thức ký và xác thực, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn cách thức ký phù hợp với từng loại hợp đồng và mức độ nhạy cảm như: HSM, USB Token, OTP SMS, Email Token và eKYC. Nhờ đa dạng các phương thức ký và xác thực, Fast e-Contract giúp doanh nghiệp ký kết thuận tiện, linh hoạt theo nhu cầu.
Các phương thức ký và xác thực trong Fast e-Contract
Ký hợp đồng điện tử bằng HSM
HSM (Hardware Security Module) là giải pháp chữ ký số tập trung, bảo mật cao và đáng tin cậy cho các tổ chức lớn. Với HSM, mọi chứng thư số được lưu trữ trong thiết bị phần cứng chuyên dụng, đảm bảo dữ liệu ký kết không thể bị sao chép hay can thiệp trái phép. Phương thức này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc quản lý khối lượng hợp đồng lớn.
Trên Fast e-Contract, sau khi tích hợp với HSM, người dùng có thể sử dụng tính năng ký số này một cách thuận tiện, nhanh chóng.
[Xem hướng dẫn ký số bằng HSM trên Fast e-Contract]
Ký hợp đồng điện tử bằng USB Token
USB Token là phương thức ký số phổ biến, thích hợp với doanh nghiệp đã quen sử dụng thiết bị phần cứng. Chữ ký được tạo trực tiếp từ USB Token gắn vào máy tính, đảm bảo quyền truy cập hợp pháp của người ký và tính pháp lý của hợp đồng.
Phương thức này không chỉ bảo mật, đáng tin cậy, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai cho các nhân sự làm việc cố định tại văn phòng. USB Token giữ vai trò như một “chứng thư di động”, thuận tiện cho các giao dịch ký kết trong môi trường doanh nghiệp truyền thống hoặc khi cần lưu trữ chứng thư vật lý.
Người dùng cần cài đặt phần ECplugin để đọc được USB token trên Fast e-Contract, sau đó thực hiện theo các bước ký số như bình thường.
[Xem hướng dẫn ký số bằng USB Token trên Fast e-Contract]
Ký hợp đồng điện tử bằng OTP SMS
OTP SMS là phương thức ký thuận tiện và nhanh chóng, phù hợp với các giao dịch cần xác thực tức thì và người ký không sử dụng thiết bị phần cứng. Khi ký hợp đồng, hệ thống sẽ gửi một mã OTP duy nhất tới số điện thoại đã đăng ký của người ký.
Mỗi mã OTP chỉ sử dụng một lần và có thời hạn hiệu lực, đảm bảo tính xác thực và ngăn ngừa truy cập trái phép. Phương thức này rất phù hợp cho các hợp đồng hoặc chứng từ cần ký nhanh, có tính chất ngắn hạn hoặc giao dịch từ xa. Việc sử dụng OTP SMS giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, giảm thiểu giấy tờ và nâng cao trải nghiệm người dùng.
Khi chọn phương thức ký này, hệ thống Fast e-Contract sẽ gửi mã OTP về số điện thoại người ký, người ký chỉ cần nhập mã OTP được gửi về điện thoại để hoàn thành quy trình.
[Xem hướng dẫn ký số bằng OTP SMS trên Fast e-Contract]
Ký hợp đồng điện tử bằng Email Token
Chữ ký Email Token là giải pháp linh hoạt cho những người ký từ xa, đặc biệt khi không thể sử dụng USB Token hay HSM. Hệ thống sẽ gửi một mã OTP trực tiếp tới email của người ký để xác thực danh tính.
Phương thức này mang lại sự thuận tiện và linh hoạt tối đa, đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cao. Email Token rất phù hợp với các giao dịch giữa các đối tác ở xa, ký từ nhiều địa điểm khác nhau, giúp doanh nghiệp duy trì tốc độ ký kết mà không làm gián đoạn công việc.
Khi ký bằng phương thức này, chương trình sẽ gửi mã OTP về email người ký.
[Xem hướng dẫn ký số bằng Email token trên Fast e-Contract]
Ký điện tử xác thực bằng eKYC
eKYC (Electronic Know Your Customer) là phương thức ký hiện đại, tích hợp xác thực danh tính bằng hình ảnh, video và giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu). FEC đối chiếu dữ liệu này với cơ sở dữ liệu để xác nhận người ký, đảm bảo rằng chỉ chủ thể hợp pháp mới có thể thực hiện ký.
Ký eKYC nâng cao giá trị pháp lý, bảo mật và tính toàn vẹn hợp đồng, đồng thời lưu trữ toàn bộ bằng chứng quá trình xác thực. Phương thức này đặc biệt quan trọng với các hợp đồng nhạy cảm, giao dịch tài chính hoặc các văn bản pháp lý cần chứng minh rõ ràng danh tính người ký.
[Xem hướng dẫn ký số bằng eKYC trên Fast e-Contract]
So sánh các loại chữ ký
| Loại chữ ký | Bảo mật | Pháp lý | Dễ dùng | Chi phí |
| HSM | Cao | Cao | Trung bình | Cao |
| USB Token | Cao | Cao | Trung bình | Trung bình |
| OTP SMS | Trung bình | Trung Bình | Cao | Thấp |
| Email Token | Trung bình | Trung Bình | Cao | Thấp |
| eKYC | Cao | Cao | Trung Bình | Trung Bình |
Quy trình ký hợp đồng với FEC
Quy trình hợp đồng điện tử có chứng thực CeCA trên Fast e-Contract
Quy trình ký hợp đồng trên FEC được thiết kế nhằm đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và hiệu quả quản lý, đồng thời rút ngắn tối đa thời gian và thủ tục giấy tờ. Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Khởi tạo hợp đồng
Doanh nghiệp hoặc cá nhân tạo hợp đồng trên nền tảng FEC bằng cách nhập thông tin chi tiết về các bên ký kết, nội dung hợp đồng và các điều khoản pháp lý. FEC hỗ trợ tải lên hợp đồng đã soạn sẵn dưới định dạng PDF/Word. Người tạo hợp đồng cũng có thể thiết lập luồng ký, tức là xác định thứ tự ký của các bên, thời hạn ký và hình thức xác thực cần sử dụng.
Bước 2: Xác thực danh tính người ký
Trước khi ký, FEC tiến hành xác thực danh tính người ký thông qua các hình thức bảo mật đa lớp: passcode cá nhân, mã OTP gửi đến thiết bị di động, eKYC (xác thực bằng ảnh, video và giấy tờ tùy thân) hoặc ký số từ xa. Tùy thuộc vào mức độ nhạy cảm và yêu cầu pháp lý của hợp đồng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức xác thực phù hợp. Quá trình này đảm bảo rằng chỉ người ký hợp pháp mới có quyền thực hiện ký, ngăn chặn giả mạo và rủi ro pháp lý.
Bước 3: Ký và mã hóa hợp đồng
Sau khi xác thực danh tính, người ký thực hiện ký hợp đồng điện tử. FEC ghi dấu thời gian và mã hóa toàn bộ dữ liệu hợp đồng để đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chỉnh sửa sau khi ký. Nếu hợp đồng có nhiều bên, FEC sẽ gửi thông báo lần lượt theo luồng ký đã thiết lập, đảm bảo tất cả các bên ký đúng thứ tự, đúng thời hạn.
Bước 4: Xác thực hợp đồng điện tử
Đối với hợp đồng cần xác thực, hệ thống sẽ thực hiện gắn chữ ký của FAST (CeCA), sau đó luồng ký sẽ tiếp tục được đồng bộ về Trục hợp đồng điện tử để gắn chữ ký số Bộ Công Thương (hợp đồng có tích xanh).
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hợp đồng
Khi hợp đồng hoàn tất ký, FEC lưu trữ toàn bộ hợp đồng trong hệ thống tập trung, đồng thời ghi nhận toàn bộ lịch sử thao tác, bằng chứng xác thực (ảnh, video eKYC, OTP, passcode) và dấu thời gian. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, phân loại, quản lý tiến trình ký, đảm bảo không xảy ra thất thoát hay sai sót. Hệ thống còn hỗ trợ xuất hợp đồng ra định dạng PDF có chữ ký điện tử và dấu xác thực để lưu trữ hoặc gửi cho các bên liên quan.
Bước 6: Kiểm tra và tra cứu tính xác thực
FEC cung cấp chức năng tra cứu hợp đồng để xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của hợp đồng đã ký. Doanh nghiệp và các bên ký có thể kiểm tra thông tin hợp đồng trực tuyến, xác minh chữ ký, dấu thời gian và các bằng chứng xác thực mà hệ thống lưu trữ. Điều này đảm bảo hợp đồng điện tử đạt giá trị pháp lý và có thể sử dụng trong các giao dịch chính thức hoặc trong trường hợp tranh chấp.
Lợi ích khi sử dụng Fast e-Contract
Tiết kiệm chi phí và thời gian:
- Loại bỏ việc in ấn, chuyển phát và lưu trữ giấy tờ vật lý.
- Rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng nhờ các hình thức ký điện tử, OTP, passcode, eKYC và ký số từ xa.
Tăng cường bảo mật và giá trị pháp lý:
- Mỗi hợp đồng được mã hóa, ghi dấu thời gian và lưu trữ đầy đủ bằng chứng xác thực.
- Chống giả mạo, chỉnh sửa hoặc chối bỏ hợp đồng.
- Hỗ trợ tra cứu và xác minh hợp đồng trực tuyến.
Tự động hóa quy trình ký kết và quản lý hợp đồng:
- Tạo luồng ký phê duyệt tự động, nhắc nhở các bên ký hợp đồng.
- Lưu trữ, phân loại và tra cứu hợp đồng tập trung.
- Ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác từ khởi tạo đến hoàn tất ký kết.
Linh hoạt và thuận tiện trong ký kết:
- Ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi trên máy tính, điện thoại hoặc tablet.
- Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đối tác ở xa.
Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái FAST:
- Kết nối trực tiếp với các phần mềm FAST để quản lý hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng, chứng từ, hóa đơn và dữ liệu tài chính trên cùng một nền tảng.
- Giảm sai sót, tối ưu hóa quản lý vận hành và quy trình doanh nghiệp.
Điều hành hợp đồng chuyên nghiệp và minh bạch:
- Theo dõi tiến trình ký kết và trạng thái hợp đồng mọi lúc.
- Lưu trữ hợp đồng tập trung, dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tối ưu hóa quy trình phê duyệt nội bộ và tương tác với đối tác.