Khi mô hình làm việc từ xa và giao dịch không tiếp xúc ngày càng phổ biến, việc áp dụng công nghệ vào quy trình ký kết hợp đồng không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp lý. Hãy cùng FAST khám phá chi tiết các hình thức ký hợp đồng từ xa, quy định pháp lý liên quan và giải pháp quản lý hợp đồng số toàn diện dành cho doanh nghiệp hiện đại.
Ký hợp đồng từ xa là gì?
Ký hợp đồng từ xa là quy trình hoàn thiện và xác thực hợp đồng mà không cần gặp mặt trực tiếp, sử dụng công nghệ điện tử hỗ trợ xác thực chữ ký và nội dung của hợp đồng.
Chữ ký điện tử là phương tiện xác nhận danh tính và sự đồng ý của người ký đối với nội dung hợp đồng thông qua thiết bị điện tử. Các hình thức chữ ký điện tử phổ biến gồm: chữ ký số, OTP xác thực, hình ảnh chữ ký, chữ ký scan… Nếu đáp ứng quy định pháp luật, chữ ký điện tử có giá trị tương đương chữ ký tay.
Các hình thức ký hợp đồng từ xa
Trong môi trường số hóa ngày càng mạnh mẽ, các hình thức ký hợp đồng từ xa ngày càng đa dạng và linh hoạt. Mỗi hình thức có những ưu điểm, hạn chế riêng, phù hợp với từng nhu cầu và cấp độ pháp lý khác nhau. Dưới đây là 4 hình thức được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhất.
Ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm
Đây là hình thức ký hợp đồng hiện đại và toàn diện nhất hiện nay. Người dùng chỉ cần truy cập vào nền tảng ký hợp đồng (như Fast e‑Contract) để thực hiện ký điện tử mọi lúc mọi nơi, mà không cần đến thiết bị chuyên dụng như USB token.
Ưu điểm nổi bật:
- Bảo mật cao nhờ mã hóa và xác thực OTP/email.
- Tiện lợi, ký được trên mọi thiết bị có kết nối internet.
- Dễ quản lý hợp đồng theo thời gian, trạng thái và lưu trữ số hóa trọn đời.
- Có thể ký đồng thời nhiều tài liệu cùng lúc.
Nhược điểm:
- Người dùng cần nắm cách dùng phần mềm.
- Yêu cầu kết nối mạng ổn định để đảm bảo quy trình ký không bị gián đoạn.
Hình thức ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm thích hợp cho các doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, ký kết hợp đồng số lượng lớn và cần lưu trữ tập trung, hợp pháp.
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB token
Hình thức ký này sử dụng thiết bị phần cứng là USB token, chứa chứng thư số của cá nhân hoặc tổ chức được cấp bởi nhà cung cấp chứng thực số (CA). Đây là phương pháp truyền thống và có độ tin cậy cao.
Ưu điểm:
- Độ bảo mật cao, do cần mã PIN và thiết bị vật lý để ký.
- Được pháp luật công nhận về tính pháp lý, có giá trị như chữ ký tay.
Nhược điểm:
- Không phù hợp khi cần ký đồng loạt số lượng lớn hợp đồng do phải thực hiện từng bước thủ công.
Phương thức ký kết từ xa này phù hợp với các loại hợp đồng tài chính, thương mại có giá trị lớn hoặc yêu cầu tính pháp lý nghiêm ngặt.
Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh
Người dùng chèn hình ảnh chữ ký cá nhân vào file tài liệu, thường dùng trên Word hoặc PDF. Đây là hình thức mang tính “mỹ thuật” và có tính cá nhân hóa cao.
Ưu điểm:
- Thể hiện phong cách cá nhân, dùng cho hợp đồng thương hiệu cá nhân hoặc dịch vụ sáng tạo.
- Thao tác nhanh chóng, không cần quét tài liệu hay thiết bị đặc biệt.
Nhược điểm:
- Khó chứng thực, dễ bị sao chép.
- Không có giá trị pháp lý rõ ràng, thường chỉ mang tính minh họa.
Hình thức này phù hợp cho các hợp đồng dịch vụ không có tranh chấp pháp lý cao, hoặc các giao dịch có tính chất mềm dẻo như cộng tác viên, freelancer…
Ký hợp đồng online bằng chữ ký scan
Hình thức này khá phổ biến với các cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ. Người dùng in hợp đồng, ký tay, sau đó scan lại và gửi qua email hoặc nền tảng số.
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, không yêu cầu phần mềm hoặc thiết bị đặc biệt.
- Tiết kiệm thời gian, loại bỏ bước gửi thư giấy.
- Phù hợp cho làm việc từ xa.
Nhược điểm:
- Giá trị pháp lý không cao nếu không kèm xác thực.
- Khả năng bị giả mạo cao, khó chứng minh người ký là chính chủ.
Phương thức này thích hợp cho các giao dịch đơn giản hoặc sử dụng với đối tác đã tin cậy.
Quy định pháp lý về ký hợp đồng từ xa
Theo Điều 38 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 quy định về giao kết hợp đồng trong giao dịch từ xa, khi ký hợp đồng từ xa, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đảm bảo 3 yếu tố quan trọng:
- Cung cấp trước nội dung hợp đồng để người tiêu dùng nghiên cứu kỹ trước khi ký.
- Cho phép người tiêu dùng trao đổi, làm rõ và xác nhận đồng ý trước khi giao kết.
- Người tiêu dùng được xem lại và tải về bản hợp đồng đã ký để lưu trữ cá nhân.
Lưu ý: Nội dung hợp đồng cần đầy đủ các thông tin theo Điều 37, cùng với thông tin người tiêu dùng, quyền và nghĩa vụ rõ ràng giữa các bên. Nếu có nhiều bên tham gia, phải xác định cụ thể vai trò, quyền và nghĩa vụ của từng chủ thể.
Fast e‑Contract – Giải pháp ký hợp đồng từ xa cho doanh nghiệp số
Fast e‑Contract là nền tảng quản lý và ký hợp đồng điện tử toàn diện, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp số. Với giao diện thân thiện, bảo mật cao cấp và khả năng tích hợp linh hoạt, Fast e‑Contract giúp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết, từ soạn thảo, gửi phê duyệt đến theo dõi trạng thái và lưu trữ trọn đời. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về chữ ký số và giao dịch điện tử, đảm bảo hiệu lực pháp lý, tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng.
Hãy trải nghiệm giải pháp ký hợp đồng từ xa chuyên nghiệp Fast e‑Contract giúp thúc đẩy tốc độ giao dịch, nâng cao hiệu quả vận hành vững chắc cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
>>> Xem thêm: Tính năng của phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract