Trong thời đại số hóa, hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, điều khiến không ít cá nhân và doanh nghiệp băn khoăn là: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không?
Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ về tính pháp lý của hợp đồng điện tử theo pháp luật Việt Nam, đồng thời đưa ra các lưu ý quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý khi ký kết.
Cơ sở và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Tính pháp lý của hợp đồng điện tử tại Việt Nam không chỉ là khái niệm mang tính lý thuyết, mà đã được pháp luật quy định rõ ràng và đầy đủ qua hệ thống văn bản pháp luật.
Trụ cột đầu tiên là Luật Giao dịch điện tử năm 2005, đạo luật nền tảng quy định việc sử dụng phương tiện điện tử trong giao dịch dân sự, thương mại và hành chính. Đáng chú ý, luật này được xây dựng dựa trên sự tham chiếu và kế thừa các chuẩn mực quốc tế, đặc biệt là Luật mẫu về Thương mại điện tử năm 1996 của UNCITRAL – cơ quan của Liên Hợp Quốc chuyên trách về luật thương mại quốc tế.
Không dừng lại ở đó, Nhà nước còn ban hành các văn bản hướng dẫn thi hành, bao gồm:
- Nghị định 52/2013/NĐ-CP (về thương mại điện tử), sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP, làm rõ quyền và nghĩa vụ các bên khi giao kết qua môi trường số.
- Nghị định 130/2018/NĐ-CP, quy định chi tiết việc sử dụng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số – yếu tố kỹ thuật then chốt để xác lập tính pháp lý của hợp đồng điện tử.
Tổng thể, các quy định này tạo thành một khung pháp lý đầy đủ để đảm bảo rằng hợp đồng điện tử được công nhận hợp pháp và có thể sử dụng thay thế hợp đồng giấy trong nhiều lĩnh vực.
>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử: Giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy
Điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tại Việt Nam
Để tính pháp lý của hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận, hợp đồng cần đáp ứng hai điều kiện cốt lõi được quy định rõ tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để chứng minh rằng một hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng trước cơ quan nhà nước, tòa án hay đối tác thứ ba.
- Bảo đảm tính toàn vẹn thông tin trong hợp đồng điện tử
Tính toàn vẹn nghĩa là nội dung của hợp đồng điện tử không bị thay đổi kể từ thời điểm khởi tạo, ngoại trừ các thay đổi mang tính hình thức như hiển thị, định dạng hay phông chữ khi lưu trữ hoặc trao đổi. Nội dung cốt lõi của hợp đồng phải được giữ nguyên vẹn nhằm đảm bảo giá trị pháp lý khi đối chiếu, kiểm tra.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn được xem là đáp ứng đầy đủ nếu hợp đồng được thực hiện qua một trong các hình thức sau:
- Được ký số bằng chữ ký số hợp lệ từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép.
- Được lưu trữ tại hệ thống của bên thứ ba chuyên cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (như nền tảng Fast e-Contract)
- Có sự bảo đảm kỹ thuật từ hệ thống khởi tạo và lưu trữ hợp đồng của bên cung cấp hạ tầng
- Hoặc các biện pháp bảo mật và xác thực khác mà các bên tham gia giao kết đã thống nhất và chấp thuận
- Đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng đầy đủ thông tin
Ngoài yếu tố toàn vẹn, tính pháp lý của hợp đồng điện tử còn được đánh giá dựa trên khả năng truy cập dữ liệu một cách đầy đủ, liên tục và chính xác. Tức là tại bất kỳ thời điểm nào cần đối chiếu hoặc chứng minh, toàn bộ nội dung hợp đồng đều có thể được truy cập dưới dạng hoàn chỉnh, không bị lỗi, mất mát hay thiếu sót.
Đặc biệt, việc sửa đổi hợp đồng chỉ được phép thực hiện sau khi có sự đồng thuận của tất cả các bên liên quan và những thay đổi đó cũng cần được ghi nhận có truy vết rõ ràng, đảm bảo tính pháp lý minh bạch cho từng lần chỉnh sửa.
Các yếu tố ảnh hưởng đến tính pháp lý của hợp đồng điện tử
Mặc dù pháp luật Việt Nam đã thừa nhận tính pháp lý của hợp đồng điện tử, tuy nhiên để hợp đồng có hiệu lực và được công nhận trong thực tiễn, doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố quan trọng trong quá trình ký kết. Dưới đây là 4 yếu tố then chốt có thể ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử:
Hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký số của các bên liên quan
Một hợp đồng điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi tất cả các bên tham gia đều thực hiện ký số đầy đủ. Nếu thiếu chữ ký số của bất kỳ bên nào, hợp đồng có thể bị xem là chưa hoàn tất, dẫn đến rủi ro bị vô hiệu trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Trong giao dịch giữa doanh nghiệp và cá nhân:
- Phía doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số hợp lệ của tổ chức.
- Phía cá nhân có thể sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký hình ảnh nếu đã được thỏa thuận rõ trong hợp đồng.
Việc xác định rõ danh tính và thẩm quyền của người ký là cơ sở để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử.
Nội dung hợp đồng phải đảm bảo toàn vẹn kể từ thời điểm ký số hoàn tất
Tính toàn vẹn là nguyên tắc quan trọng để hợp đồng điện tử có hiệu lực. Sau khi hoàn tất ký số, nội dung hợp đồng không được thay đổi dưới bất kỳ hình thức nào.
Mọi chỉnh sửa về nội dung sau thời điểm ký – nếu không được ghi nhận rõ ràng hoặc không có sự đồng thuận của các bên – sẽ khiến hợp đồng mất đi giá trị pháp lý ban đầu.
Người ký phải là người đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ
Trong hợp đồng điện tử, việc phân biệt giữa chữ ký số của người ký và chữ ký số tổ chức/doanh nghiệp (thay cho con dấu) là rất quan trọng.
- Chữ ký số cá nhân: tương đương chữ ký tay trong hợp đồng giấy
- Chữ ký số doanh nghiệp: thay thế cho con dấu tổ chức
Tùy vào mục đích sử dụng và thỏa thuận, hợp đồng điện tử có thể sử dụng một hoặc cả hai loại chữ ký số trên. Tuy nhiên, để tăng tính pháp lý và khả năng được cơ quan chức năng công nhận, doanh nghiệp nên sử dụng đầy đủ chữ ký số của cả người ký và tổ chức.
Đặc biệt, người ký phải là:
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức
- Hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản
Chứng thư số phải được cấp phép hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm ký
Chứng thư số là yếu tố xác thực chữ ký điện tử, đóng vai trò giống như “giấy khai sinh” của chữ ký số. Theo Khoản 7, Điều 3 – Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số phải được:
- Cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.
- Còn hiệu lực tại thời điểm ký số lên hợp đồng.
Chứng thư số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký số lên hợp đồng. Nếu sử dụng chứng thư số đã hết hạn, bị thu hồi hoặc không được cấp bởi nhà cung cấp chứng thực hợp lệ thì chữ ký số sẽ bị coi là không hợp lệ, kéo theo việc hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu khi xảy ra tranh chấp. Theo căn cứ pháp lý: Điều 9 và Điều 23 – Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định rõ: “Chữ ký số chỉ có hiệu lực khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực”.
3 lưu ý khi thực hiện hợp đồng điện tử
Lĩnh vực áp dụng hợp đồng điện tử
Lĩnh vực được sử dụng hợp đồng điện tử: Dân sự, lao động, mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thương mại…
Theo Điều 1, khoản 2, Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử không áp dụng đối với các loại giao dịch sau:
- Giao dịch về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
- Văn bản công chứng, chứng thực, khai sinh, kết hôn, ly hôn, di chúc.
- Giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở.
Về các chủ thể thực hiện hợp đồng điện tử
Trong giao dịch bằng hợp đồng điện tử, thông thường sẽ có ít nhất ba chủ thể tham gia gồm: bên bán, bên mua và bên trung gian (thường là nền tảng cung cấp dịch vụ ký kết hoặc lưu trữ hợp đồng điện tử).
Để việc giao kết hợp đồng điện tử hợp pháp và có hiệu lực, các chủ thể tham gia phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể:
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Năng lực hành vi phải phù hợp với loại hợp đồng được giao kết.
- Việc ký kết hợp đồng phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối hay đe dọa.
Chỉ khi đảm bảo các điều kiện trên, tính pháp lý của hợp đồng điện tử mới được công nhận và bảo vệ trong trường hợp xảy ra tranh chấp pháp lý.
Vấn đề bảo mật
Khi sử dụng hợp đồng điện tử, bảo mật thông tin là yếu tố không thể xem nhẹ. Nếu dữ liệu bị rò rỉ, chỉnh sửa trái phép hoặc không được kiểm soát chặt chẽ, hợp đồng có thể mất hiệu lực hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý.
Chính vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nền tảng ký hợp đồng điện tử có khả năng mã hóa dữ liệu, lưu vết truy cập rõ ràng và xác thực người ký minh bạch.
Phần mềm hợp đồng điện tử Fast e-Contract đáp ứng đầy đủ tính pháp lý
Fast e-Contract là phần mềm hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ tính pháp lý, giúp doanh nghiệp giao kết và quản lý hợp đồng hiệu quả.
Fast e-Contract kết nối trực tiếp với Trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để xác thực hợp đồng (hợp đồng tích xanh). Doanh nghiệp có thể sử dụng để khởi tạo, ký số và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn trên môi trường số, đảm bảo tính pháp lý, toàn vẹn thông tin và bảo mật dữ liệu.
>>> Xem thêm: Tính năng của phần mềm quản lý hợp đồng điện tử Fast e-Contract